KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI BÖLÜM
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca ‘ Veri sorumlusu’ olarak Octo Aqua Deniz Ekipmanları ve Danışmanlık Hizmetleri ve Ticaret Limited Şirketi (OCTOAQUA), müşterilerine, çalışanlarına ve ilişki içinde olduğu diğer gerçek kişilere ait kişisel verilerin korunmasına ve bu hususta yürürlükte bulunan mevzuata uygun bütün önlemlerin alınmasına büyük özen göstermektedir.
1.1. AMAÇ VE KAPSAM
İşbu Kişisel Verilerin Korunması Ve İşlenmesi Politikası (Politika) ile müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun ve ya KVKK) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesi ve korunması, kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda şeffaflığın sağlanması amaçlanmaktadır. İşbu Politika’da yer alan hüküm ve ilkeler, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilebilecek nitelikte olan, ilgili kişilerden doğrudan elde edilen veya üçüncü kişilerden elde edilen kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ve esas alınan ilkeleri kapsar.
Kişisel verilerin işlenmesinde ve korunmasında, OCTOAQUA yetkilileri, çalışanları ve OCTOAQUA tarafından işlenen verilere erişimi olan üçüncü kişiler, İşbu Politika’da belirlenen ilkelerle bağlıdır OCTOAQUA kişisel verilerin hukuka uygun olarak korunması ve işlenmesi için gerekli her türlü idari ve teknik önlemi almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.
- TANIMLAR
İşbu Politika’da kullanılacak hukuki ve teknik terimler aşağıda açıklanmıştır.
Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Kanun: 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.
Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
3..KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR
3.1. TEMEL İLKELER
OCTOAQUA, Anayasa’nın 20. maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar güderek, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmakta ve kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir.
3.2.KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU
OCTOAQUA, aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel verileri KVKK m.5 ve İşbu Politika’nın 3.3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI maddesi uyarınca işlemektedir.
- Kimlik (ad soyad, anne baba adı, doğum tarihi, doğum yeri, medeni hali, tc kimlik no vb.)
- İletişim (adres no, e-posta adresi, iletişim adresi, kayıtlı elektronik posta adresi (KEP), telefon no vb.)
- Lokasyon (bulunduğu yerin konum bilgileri)
- Özlük (bordro bilgileri, disiplin soruşturması, işe giriş-çıkış belgesi kayıtları, mal bildirimi bilgileri, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları vb.)
- Hukuki İşlem (adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler gibi)
- Müşteri İşlem (çağrı merkezi kayıtları, fatura, senet, çek bilgileri, sipariş bilgisi, talep bilgisi gibi)
- Fiziksel Mekân Güvenliği (çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, kamera kayıtları gibi)
- İşlem Güvenliği (IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi)
- Risk Yönetimi (ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler gibi)
- Finans (bilanço bilgileri, finansal performans bilgileri, kredi ve risk bilgileri, malvarlığı bilgileri gibi)
- Mesleki Deneyim (diploma bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, transkript bilgileri vb.)
- Pazarlama ( anket, çerez kayıtları, kampanya çalışmasıyla elde edilen bilgiler)
- Görsel ve İşitsel Kayıtlar (görsel ve işitsel kayıtlar gibi)
- Diğer Bilgiler (kullanıcı tarafından belirlenecek veri türleri gibi)
3.3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
OCTOAQUA, kişisel verileri ilgili kişinin açık rızası olması halinde veya Kanun’da öngörülen aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlemektedir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir. Kişisel verileriniz;
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumlarında işlenebilecektir.
3.2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
İşbu Politika’nın 3.2.KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU maddesinde sayılan kişisel verileriniz, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak, ölçülülük, belirlilik ve açıklık ilkeleri gereğince aşağıda sayılan meşru amaçlarla işlenebilecektir.
Kişisel verileriniz,
- İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması ve Yönetimi (Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi),
- Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi, Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi. İş Sağlığı /Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Ücret Politikasının Yürütülmesi, Yetenek /Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
- Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
- Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
- Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi,
- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi,
(Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi,
- Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi, Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi),
- Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini,
- Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi,
- İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
- Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi,
- Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi,
- Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi,
- Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,
- Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
- Talep / Şikayetlerin Takibi
- Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini,
- Yetkili kuruluşlarla ilgili süreçlerin işletilebilmesi için mevzuattan kaynaklanan sebeplerle bilgi paylaşılması amaçları ile işlenebilecektir.
3.3.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ
OCTOAQUA, Kanun ve ilgili mevzuatta belirli bir süre öngörülmesi halinde, kişisel verilerinizi bu süre ile sınırlı olarak saklar. Kanunda ve ilgili mevzuatta düzenleme olmaması halinde kişisel verileriniz işlenme amacına uygun olarak sektörün teamülleri uyarınca saklanmasını gerektiren süre kadar saklanmakta, daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Kişisel verileriniz, iş, yasal veya düzenleyici amaçlar için artık gerekli olmadığında veya güncelliğini yitirdiğinde, OCTOAQUA sistemlerinde güvenli bir şekilde imha edilmekte veya bu sistemlerden silinmektedir.
- KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Kişisel verileriniz işbu Politika’nın 3.3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI’nda ve KVKK m.8’de sayılan şartların bulunması halinde, OCTOAQUA tarafından gerekli özen gösterilerek ve gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak üçüncü kişilere aktarılabilecektir.
OCTOAQUA , kişisel verileri iş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak iş ortaklarıyla, tedarikçilerden hizmet temin edilmesi halinde, gerekli hizmetin yerine getirilmesi amacıyla sınırlı olarak tedarikçilerle, destek hizmeti veya hizmet alınan üçüncü kişilerle, yetkili avukatlar veya hukuk büroları ile, yeminli mali müşavirler ile, iç yönetim veya personel yönetimi amaçları için gerekli olması durumunda ve ticari faaliyetleri yürütmek çerçevesinde mevzuata uygun şekilde diğer üçüncü kişilerle ve kanunen yetkili kurum ve kuruluşların hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak kanunen yetkili kurum ve kuruluşlar ile paylaşabilir.
Kişisel verileriniz üçüncü kişilere aktarıldığında, asıl olarak toplanma amacı ile ve bu Politika uyarınca, yürürlükteki her türlü gizlilik ve veri koruma kanunları ile uyumlu olacak biçimde kullanılmaktadır.
5.KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI
Kişisel veri sahipleri, KVKK ve ilgili mevzuat kapsamında,
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
Yukarıda sayılan haklarınıza ilişkin taleplerinizi Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun Octo Aqua Deniz Ekipmanları ve Danışmanlık Hizmetleri ve Ticaret Limited Şirketi iletmeniz durumunda talebiniz niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret tarafınızdan talep edilecektir.
İşbu Politika, https://www.octoaqua.com/ sitesinde yayımlandığı tarihte yürürlük kazanır.
